Você sabia que 76% dos eventos corporativos realizados pela primeira vez fracassam em função da redução de custos?
Não, isso não significa que não exista um jeito de diminuir o investimento na ação da sua empresa. Significa que a maioria das empresas não sabe como reduzir os custos. E é exatamente isso que a gente vai te ensinar aqui!
Seu evento não precisa fracassar. Mas isso só depende de você…
Antes de tudo: antecedência
Provavelmente, o maior segredo para o sucesso de qualquer evento. Ainda mais quando se quer reduzir custos, né?
Anota aí: você não vai conseguir bons preços executando uma ação de última hora. Aliás, a gente arrisca dizer que nem os resultados esperados você terá (mas isso é assunto pra depois).
Por isso, a dica aqui é: antes de sair executando eventos, elabore um calendário anual (ou semestral) para a sua empresa. Além de facilitar o seu trabalho, esse tipo de organização ajuda a visualizar para onde o orçamento está indo. E aí, claro, planejando com antecedência você consegue comparar preços e fazer negociações com mais calma.
Estipule os custos
Se estamos falando sobre dinheiro, estipular e mapear custos é uma etapa mega importante. Organizar o orçamento faz com que você já tenha certeza de onde irão os maiores investimentos e, com isso, escolher os fornecedores certos.
Por isso, uma dica é: ao começar a planejar seu evento, faça um checklist. Ele ajuda a organizar aluguel, serviço de decoração, atrações e todos os elementos essenciais da sua ação.
No fim, é possível emitir relatórios detalhados com os gastos envolvidos. Essa etapa pós-evento é importante para antever os gastos das suas próximas ações.
Tudo é questão de planejamento, viu?
O local faz toda a diferença
Em um evento presencial, o local certo é fundamental para a redução de custos. Afinal, endereços distantes exigem mais gastos com a logística… Além disso, a previsão de convidados também precisa entrar nesse cálculo.
Parece bobagem, né? Mas, pode acreditar: é super recorrente empresas fecharem locais proporcionalmente inadequados para o número de pessoas que vão receber. E a gente nem precisa falar o resultado disso, né? Custos super desnecessários — e super fácil de serem evitados.
Enfim, se a sua intenção é reduzir os custos do seu evento essa dica é simples: analise com atenção todos os locais disponíveis. Faça uma comparação da capacidade versus o público presente e, claro, coloque a logística na “ponta do lápis” também.
Lista para confirmação é essencial
Melhor do que “ter uma ideia” da quantidade de participantes no seu evento é saber quantas pessoas irão, né?
Por isso, uma lista de confirmação de presença é indispensável. Assim, você tem uma margem segura para contratar todos os serviços necessários na quantidade certa.
O online e veio para ficar
A transmissão de eventos corporativos online é um cenário que veio para ficar. Embora a modalidade não seja novidade, se intensificou com o início da pandemia de Coronavírus, em 2020. Hoje, já não é mais uma alternativa: é a realidade de grandes empresas.
Eventos corporativos online são aliados na redução de custos por diversos motivos, mas escolhemos destacar dois deles:
Você não tem custos de logística com a atração
Uma vez que as palestras online não precisam de estrutura física, o palestrante pode estar em qualquer lugar do mundo, certo? Ele precisa, basicamente, de uma boa conexão com a internet! Com isso, os custos que envolvem a atração do evento caem consideravelmente: você investe apenas no cachê do especialista.
Agora, você pode seguir por dois caminhos:
- Economizar seu orçamento;
- Investir ainda mais no engajamento do seu público: quem sabe contratar mais de um especialista para essa ação? Dependendo do seu objetivo, essa pode ser uma estratégia mega válida!
A organização é menos burocrática
As palestras online são as mais simples de serem organizadas. É unânime, viu?
Afinal, você evita vários processos desgastantes que podem acontecer em um evento presencial: não precisa fazer vários orçamentos até encontrar o local perfeito, não tem a preocupação de que os materiais serão entregues a tempo e, claro, não precisa pensar na logística do dia do evento (o número e a posição das cadeiras, por exemplo).
Enfim, a logística das palestras online é BEM menor. Assim, você consegue somar esforços para engajar seu público da melhor forma possível e cuidar de trâmites contratuais com mais foco, né?
Quer saber todas as vantagens sobre as palestras online? Falamos TUDO o que você precisa saber aqui. Confira!
Por fim, a gente quer que você saiba que: sim, é possível reduzir os custos do seu evento corporativo e o seu evento ser um sucesso. Para isso, você precisa de MUITA organização e planejamento.
E a gente pode te ajudar com isso, viu? Aqui no nosso blog, temos dois e-books gratuitos que vão te inspirar nesse processo. Confira:
E-book Gratuito Kit RH: o que todo RH sempre sonhou está aqui
E-book gratuito: como planejar palestras de sucesso?
E aí, o que você achou?
Não esqueça que, antes de contratar um palestrante, o processo de curadoria é fundamental para garantir o sucesso do seu evento. E sobre isso a gente entende! Se você está pensando em contratar uma atração para os seus eventos corporativos, bora trocar uma ideia com a gente?
É só preencher os campos ao final deste post que a gente entra em contato com você!
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