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Eventos corporativos: como reduzir custos?

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Você sabia que 76% dos eventos corporativos realizados pela primeira vez fracassam em função da redução de custos?

Não, isso não significa que não exista um jeito de diminuir o investimento na ação da sua empresa. Significa que a maioria das empresas não sabe como reduzir os custos. E é exatamente isso que a gente vai te ensinar aqui! 

Seu evento não precisa fracassar. Mas isso só depende de você…

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Antes de tudo: antecedência

Provavelmente, o maior segredo para o sucesso de qualquer evento. Ainda mais quando se quer reduzir custos, né?

Anota aí: você não vai conseguir bons preços executando uma ação de última hora. Aliás, a gente arrisca dizer que nem os resultados esperados você terá (mas isso é assunto pra depois).

Por isso, a dica aqui é: antes de sair executando eventos, elabore um calendário anual (ou semestral) para a sua empresa. Além de facilitar o seu trabalho, esse tipo de organização ajuda a visualizar para onde o orçamento está indo. E aí, claro, planejando com antecedência você consegue comparar preços e fazer negociações com mais calma.

Estipule os custos

Se estamos falando sobre dinheiro, estipular e mapear custos é uma etapa mega importante. Organizar o orçamento faz com que você já tenha certeza de onde irão os maiores investimentos e, com isso, escolher os fornecedores certos.

Por isso, uma dica é: ao começar a planejar seu evento, faça um checklist. Ele ajuda a organizar aluguel, serviço de decoração, atrações e todos os elementos essenciais da sua ação. 

No fim, é possível emitir relatórios detalhados com os gastos envolvidos. Essa etapa pós-evento é importante para antever os gastos das suas próximas ações. 

Tudo é questão de planejamento, viu?

O local faz toda a diferença

Em um evento presencial, o local certo é fundamental para a redução de custos. Afinal, endereços distantes exigem mais gastos com a logística… Além disso, a previsão de convidados também precisa entrar nesse cálculo.

Parece bobagem, né? Mas, pode acreditar: é super recorrente empresas fecharem locais proporcionalmente inadequados para o número de pessoas que vão receber. E a gente nem precisa falar o resultado disso, né? Custos super desnecessários — e super fácil de serem evitados.

Enfim, se a sua intenção é reduzir os custos do seu evento essa dica é simples: analise com atenção todos os locais disponíveis. Faça uma comparação da capacidade versus o público presente e, claro, coloque a logística na “ponta do lápis” também.

Lista para confirmação é essencial

Melhor do que “ter uma ideia” da quantidade de participantes no seu evento é saber quantas pessoas irão, né?

Por isso, uma lista de confirmação de presença é indispensável. Assim, você tem uma margem segura para contratar todos os serviços necessários na quantidade certa.

O online e veio para ficar

A transmissão de eventos corporativos online é um cenário que veio para ficar. Embora a modalidade não seja novidade, se intensificou com o início da pandemia de Coronavírus, em 2020. Hoje, já não é mais uma alternativa: é a realidade de grandes empresas.

Eventos corporativos online são aliados na redução de custos por diversos motivos, mas escolhemos destacar dois deles:

Você não tem custos de logística com a atração

Uma vez que as palestras online não precisam de estrutura física, o palestrante pode estar em qualquer lugar do mundo, certo? Ele precisa, basicamente, de uma boa conexão com a internet! Com isso, os custos que envolvem a atração do evento caem consideravelmente: você investe apenas no cachê do especialista.

Agora, você pode seguir por dois caminhos:

  • Economizar seu orçamento;
  • Investir ainda mais no engajamento do seu público: quem sabe contratar mais de um especialista para essa ação? Dependendo do seu objetivo, essa pode ser uma estratégia mega válida!

A organização é menos burocrática

As palestras online são as mais simples de serem organizadas. É unânime, viu?

Afinal, você evita vários processos desgastantes que podem acontecer em um evento presencial: não precisa fazer vários orçamentos até encontrar o local perfeito, não tem a preocupação de que os materiais serão entregues a tempo e, claro, não precisa pensar na logística do dia do evento (o número e a posição das cadeiras, por exemplo).

Enfim, a logística das palestras online é BEM menor. Assim, você consegue somar esforços para engajar seu público da melhor forma possível e cuidar de trâmites contratuais com mais foco, né?

Quer saber todas as vantagens sobre as palestras online? Falamos TUDO o que você precisa saber aqui. Confira!

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Por fim, a gente quer que você saiba que: sim, é possível reduzir os custos do seu evento corporativo e o seu evento ser um sucesso. Para isso, você precisa de MUITA organização e planejamento.

E a gente pode te ajudar com isso, viu? Aqui no nosso blog, temos dois e-books gratuitos que vão te inspirar nesse processo. Confira:

E-book Gratuito Kit RH: o que todo RH sempre sonhou está aqui

E-book gratuito: como planejar palestras de sucesso?

E aí, o que você achou?

Não esqueça que, antes de contratar um palestrante, o processo de curadoria é fundamental para garantir o sucesso do seu evento. E sobre isso a gente entende! Se você está pensando em contratar uma atração para os seus eventos corporativos, bora trocar uma ideia com a gente?

É só preencher os campos abaixo que a gente entra em contato com você!

Por fim, acompanhe a gente nas nossas redes sociais!

Afinal, essa é a forma mais prática para você se manter atualizado sobre as principais soluções de eventos corporativos, educação e inovação corporativa do mercado. Nós estamos no LinkedIn, no Instagram e no Facebook.

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